Część szkolenia wstępnego może być prowadzona online

Okazuje się, iż część szkolenia wstępnego może być prowadzona online i to również po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego. Jest to bardzo istotne ułatwienie dla pracodawców, a w szczególności tych, gdzie występuje bardzo duża rotacja załogi. Taki stan prawny potwierdzili przedstawiciele Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o szkoleniach pracowników?

Zasadniczo szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy są jednymi z podstawowych obowiązków pracodawcy, których realizacja ma wpływ na realne bezpieczeństwo pracownika. W tym względzie przepisy wydane w okresie obowiązywania stanu epidemii czy też stanu zagrożenia epidemicznego (dotyczących epidemii COVID-19) zmodyfikowały zasady przeprowadzania tych szkoleń, zezwalając na prowadzenie ich w znacznym zakresie w trybie online.

Tymczasem okres zagrożenia epidemicznego został zniesiony z dniem 1 lipca 2023 roku i pośród pracodawców pojawiły się wątpliwości czy i w jakim zakresie ten skądinąd bardzo wygodny sposób prowadzenia szkolenia, może być nadal stosowany. Ze stanowiska urzędników Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wynika, iż część ogólna szkolenia wstępnego może nadal być realizowana za pośrednictwem narzędzi komunikacji elektronicznej.

Istotnym jest, iż przepisy kodeksu pracy wymagają, aby szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy było:

• zrealizowane przed dopuszczeniem pracownika do pracy, a później okresowo powtarzane
• oparte na szczegółowym programie szkolenia, utworzonym na podstawie ramowego programu szkoleń, dostosowanym do faktycznych warunków panujących na stanowisku pracy
• przeprowadzone w sposób zapewniający jak najlepsze przygotowanie pracownika, pozwalające na przyswojenie wiedzy i zdobycie praktycznych umiejętności wykonywania pracy w sposób bezpieczny

Tym samym każdorazowo przed dopuszczeniem do pracy pracownik winien odbyć stosowne szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp). W tym względzie, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu składającego się z dwóch części, a mianowicie:

• szkolenia wstępnego, czyli instruktażu ogólnego
• szkolenia wstępnego na stanowisku pracy, czyli instruktażu stanowiskowego

W powyższym względzie instruktaż ogólny winien zapewnić zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy czy w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Ta część winna być przeprowadzona przez pracownika służby bhp, osobę wykonującą u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawcę, który sam wykonuje takie zadania, bądź wyznaczonego pracownika, mającego zasób wiedzy i umiejętności zapewniające właściwą realizację programu instruktażu oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bhp.

Z kolei instruktaż stanowiskowy winien zapewnić zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym, związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przez zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tychże stanowiskach. Pracodawca winien zapewnić odbycie takiego instruktażu przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy przez pracownika zatrudnionego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, a także pracownika przenoszonego na takie stanowisko, ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Sam instruktaż stanowiskowy winien być przeprowadzony przez wyznaczoną przez pracodawcę osobę kierującą pracownikami lub samego pracodawcę, jeśli osoby te mają odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego. Przepisy jednocześnie nie wymagają, by szkolenie stanowiskowe z zakresu bhp przeprowadzał bezpośredni przełożony pracownika, a dopuszczalne jest przeprowadzenie tego szkolenia przez osobę kierującą pracownikami z innej komórki organizacyjnej.

Szkolenie wstępne ogólne winno być zorganizowane w formie instruktażu na podstawie szczegółowego programu opracowanego przez organizatora szkolenia i podczas szkolenia konieczne jest stosowanie odpowiednich środków dydaktycznych, a w szczególności:

• filmów
• tablic
• folii do wyświetlania informacji
• środków do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku

Z kolei druga część szkolenia wstępnego winna być prowadzona w formie instruktażu na stanowisku, na którym będzie zatrudniony instruowany pracownik, z uwzględnieniem następujących etapów:

• rozmowa wstępna instruktora z instruowanym pracownikiem
• pokaz i objaśnienie przez instruktora całego procesu pracy, który ma być realizowany przez pracownika
• próbne wykonanie procesu pracy przez pracownika, przy korygowaniu przez instruktora sposobu wykonywania pracy
• samodzielna praca instruowanego pracownika pod nadzorem instruktora
• sprawdzenie i ocena przez instruktora sposobu wykonywania pracy przez pracownika

Generalnie praktyka gospodarcza oraz szczegółowy opis sposobu organizacji szkolenia wskazywały do tej pory na konieczność prowadzenia obu części szkolenia z osobistym udziałem instruktorów i osób szkolonych. Zasadniczo takie realizowanie powyższego obowiązku było naturalne i do czasu wybuchu epidemii COVID-19 sporadycznie stosowano inną formę w tym zakresie.

Jakie zatem zmiany wprowadziła w życie gospodarcze epidemia COVID-19 w zakresie szkoleń?

Otóż pewne zmiany w zakresie szkoleń przyniosły przepisy wydane na czas epidemii, a konkretnie art. 12e ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1327, zwana dalej specustawą covidową).

W szczególności przepisy te dopuściły w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego. Dotyczyło to:

• pracownika zatrudnionego na stanowisku robotniczym
• pracownika zatrudnionego na stanowisku, gdzie występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych
• pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa wyżej
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką

Tym samym w praktyce przez ponad 3 lata pracodawcy mogli korzystać z możliwości prowadzenia szkoleń za pośrednictwem platform internetowych, komunikatorów bądź innych narzędzi umożliwiających komunikację zdalną. Niewątpliwie forma taka była korzystna z punktu widzenia chociażby ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusów ze względu na brak osobistego kontaktu potencjalnie zarażonych ze zdrowymi osobami, jak i kosztów związanych z wynajmowaniem infrastruktury technicznej do prowadzenia szkoleń, kosztów obejmujących dojazd do miejsca prowadzenia szkolenia, a także oszczędności czasu wszystkich zainteresowanych związane z dotarciem do miejsca szkolenia. Tak naprawdę wystarczył wówczas komputer i dostęp do Internetu.

Zasady te jednak zmieniły się z dniem 1 lipca 2023 roku wraz z wejściem w życie rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego. Oznacza to zatem, iż ponownie zaczęły obowiązywać ogólne terminy oraz procedury wynikające z przepisów kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych. W tym zakresie istotnym było to, czy wszystkie szkolenia z zakresu bhp zawsze muszą być realizowane przy osobistym stawiennictwie szkolonych i szkolących się osób.

W powyższym kontekście, ze stanowiska urzędników Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wynika, iż instruktaż stanowiskowy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego musi powrócić w każdym przypadku do szkolenia typowego na stanowisku pracy z udziałem osobistym instruktora i pracownika. Natomiast część ogólna szkolenia wstępnego może być realizowana za pośrednictwem narzędzi komunikacji elektronicznej, co jest na pewno krokiem w dobrym kierunku, szczególnie dla pracodawców z większą rotacją pracowników.

Kolejną istotną kwestią, o której na pewno warto wspomnieć w związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, jest czas, do którego konieczne jest uzupełnienie szkoleń okresowych w dziedzinie bhp, zawieszonych mocą specustawy covidowej. Przepisy bowiem owej specustawy covidowej dawały więcej czasu na organizację oraz przeprowadzenie tych szkoleń. W tym względzie, w zgodzie z art. 12e ust. 2 specustawy covidowej w przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:

• okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
• w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii – termin ten wydłuża się do 180 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

Zatem podkreślić należy, iż poprzednie brzmienie tego przepisu specustawy covidowej wydłużało ten termin o 60 dni, a nowe brzmienie tegoż artykułu, zmienione 27 lipca 2023 roku, wydłuża ten termin do 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, czyli od 1 lipca 2023 roku.

Podsumowując, wskutek odwołania stanu zagrożenia epidemicznego mieliśmy do czynienia ze zmianą przepisów dotyczących szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które są jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. W myśl najnowszej interpretacji, dokonanej przez urzędników Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, nadal część ogólna szkolenia wstępnego może być przeprowadzona w formie zdalnej i to pomimo odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Jest to niewątpliwie bardzo istotne ułatwienie dla pracodawców, szczególnie tych, u których występuje bardzo duża rotacja załogi.