Zasadniczo dobrze jest zna\u0107 przepisy dotycz\u0105ce monitoringu pracownik\u00f3w, bowiem w tym zakresie pracodawcy nadal nie rzadko pope\u0142niaj\u0105 sporo b\u0142\u0119d\u00f3w. Nieznajomo\u015b\u0107 przepis\u00f3w w tym aspekcie wi\u0105za\u0107 si\u0119 mo\u017ce nie tylko z karami nak\u0142adanymi przez prezesa Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych, ale r\u00f3wnie\u017c i z roszczeniami finansowymi, z kt\u00f3rymi wyst\u0105pi\u0107 mo\u017ce w tym zakresie pracownik.<\/p>\n\n\n\n
Co zatem jest istotne w kontek\u015bcie podstaw i zasad dotycz\u0105cych monitoringu pracownik\u00f3w?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Nie od dzi\u015b wiemy, i\u017c pracodawcy celem poprawy bezpiecze\u0144stwa zak\u0142adu pracy, pracownik\u00f3w oraz posiadanego mienia stosuj\u0105 r\u00f3\u017cnorodne formy monitoringu, powszechnie kojarzonego jednak tylko z monitoringiem wizyjnym. Jednak\u017ce przepisy pozwalaj\u0105 r\u00f3wnie\u017c na korzystanie z innych sposob\u00f3w monitorowania zatrudnionych oraz narz\u0119dzi ich pracy. Niew\u0105tpliwie najistotniejszym jest aby ka\u017cdy monitoring odbywa\u0142 si\u0119 w zgodzie z obowi\u0105zuj\u0105cym prawem, bowiem w przeciwnym razie pracodawca nara\u017ca si\u0119 na ryzyko odpowiedzialno\u015bci finansowej, i to nie tylko w wyniku interwencji ze strony prezesa Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych (UODO), lecz r\u00f3wnie\u017c pojawi\u0107 mog\u0105 roszczenia finansowe ze strony pracownika je\u015bli stwierdzi on, i\u017c stosowane w zak\u0142adzie pracy formy kontroli naruszaj\u0105 jego prawa b\u0105d\u017a te\u017c wolno\u015bci osobiste.<\/p>\n\n\n\n Na pewno jednym z podstawowych obowi\u0105zk\u00f3w pracodawcy, b\u0119d\u0105cego administratorem danych, niezale\u017cnie od zastosowanej formy monitoringu, jest realizacja obowi\u0105zku informacyjnego, okre\u015blonego w art. 13 ustawy o RODO. Tutaj nie wystarczy piktogramem oznaczy\u0107 obszary obj\u0119te zasi\u0119giem kamery, lecz musi to by\u0107 po\u0142\u0105czone z wyczerpuj\u0105c\u0105 informacj\u0105, w szczeg\u00f3lno\u015bci na temat:<\/p>\n\n\n\n W powy\u017cszym aspekcie nale\u017cy mie\u0107 na uwadze, i\u017c piktogramy znajduj\u0105 zastosowanie co do zasady jedynie w przypadku monitoringu wizyjnego, a obowi\u0105zek informacyjny natomiast dotyczy r\u00f3wnie\u017c jego pozosta\u0142ych form, a wi\u0119c w szczeg\u00f3lno\u015bci chocia\u017cby monitorowania s\u0142u\u017cbowej poczty elektronicznej, GPS samochod\u00f3w s\u0142u\u017cbowych czy te\u017c aktywno\u015bci w Internecie. Tutaj pracownik musi mie\u0107 r\u00f3wnie\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 zapoznania si\u0119 z zakresem i z zasadami stosowania owego monitoringu.<\/p>\n\n\n\n Nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, i\u017c o ka\u017cdej nowej postaci monitoringu wprowadzonej w zak\u0142adzie pracy nale\u017cy poinformowa\u0107 pracownik\u00f3w w spos\u00f3b zwyczajowo przyj\u0119ty w danej organizacji, nie p\u00f3\u017aniej jednak ni\u017c na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a z kolei ka\u017cdego nowo zatrudnionego pracownika jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.<\/p>\n\n\n\n W tym zakresie nieprawid\u0142owa realizacja owego obowi\u0105zku informacyjnego skutkowa\u0107 mo\u017ce administracyjn\u0105 kar\u0105 pieni\u0119\u017cn\u0105 nak\u0142adan\u0105 przez prezesa UODO na pracodawc\u0119 jako administratora danych. W tym zakresie zasady i kryteria nak\u0142adania kar okre\u015blaj\u0105 szczeg\u00f3\u0142owo przepisy o RODO.<\/p>\n\n\n\n Co jeszcze jest istotne w kontek\u015bcie monitoringu pracownik\u00f3w?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Istotnym jest, i\u017c zasady monitoringu, niezale\u017cnie od jego postaci, wymagaj\u0105 uregulowania w uk\u0142adzie zbiorowym pracy b\u0105d\u017a te\u017c regulaminie pracy. Je\u017celi u danego pracodawcy nie ma takowych akt\u00f3w prawnych, w\u00f3wczas nale\u017cy je uregulowa\u0107 w obwieszczeniu. W tym zakresie cz\u0119sto spotykanym b\u0142\u0119dem ze strony pracodawc\u00f3w jest ca\u0142kowity brak ustalenia zasad monitorowania pracownik\u00f3w w tym jego form b\u0105d\u017a okre\u015blenie ich w spos\u00f3b nieodpowiadaj\u0105cy wymogom kodeksu pracy.<\/p>\n\n\n\n Tam, gdzie funkcjonuj\u0105 zwi\u0105zki zawodowe, b\u0142\u0119dem jest r\u00f3wnie\u017c pomini\u0119cie obowi\u0105zkowego skonsultowania i uzgodnienia z przedstawicielami tych organizacji owych zasad monitoringu zgodnie z przepisami o zwi\u0105zkach zawodowych i kodeksem pracy, okre\u015blaj\u0105cym normy ustanawiania i zmian akt\u00f3w prawnych dotycz\u0105ce pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Brak uregulowania w tym zakresie skutkowa\u0107 mo\u017ce nie tylko odpowiedzialno\u015bci\u0105 za naruszenie przepis\u00f3w w zakresie ochrony danych osobowych, lecz r\u00f3wnie\u017c ryzykiem zarzutu utrudniania dzia\u0142alno\u015bci zwi\u0105zkowej.<\/p>\n\n\n\n Pracodawcy winni r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107 o tym, i\u017c przepisy kodeksu pracy do\u015b\u0107 szczeg\u00f3\u0142owo okre\u015blaj\u0105 jakie obszary mo\u017ce obejmowa\u0107 monitoring oraz jakie s\u0105 granice jego stosowania.<\/p>\n\n\n\n W powy\u017cszym aspekcie dopuszczalna jest rejestracja obrazu na terenie zak\u0142adu pracy lub wok\u00f3\u0142 niego, a wy\u0142\u0105czone spod monitorowania musz\u0105 by\u0107 pomieszczenia udost\u0119pnione zak\u0142adowej organizacji zwi\u0105zkowej. Podobne wy\u0142\u0105czenie dotyczy pomieszcze\u0144 sanitarnych, szatni, sto\u0142\u00f3wki oraz palarni, chyba, \u017ce oka\u017ce si\u0119 to niezb\u0119dne celem zapewnienia bezpiecze\u0144stwa pracownik\u00f3w b\u0105d\u017a ochrony mienia b\u0105d\u017a te\u017c kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, kt\u00f3rych ujawnienie mog\u0142oby narazi\u0107 pracodawc\u0119 na szkod\u0119. Wa\u017cne, i\u017c powy\u017csze jest mo\u017cliwe jedynie w\u00f3wczas, gdy jednocze\u015bnie nie narusza to d\u00f3br osobistych pracownika. Tym samym monitoring taki powinien by\u0107 tak skonstruowany, aby nie pozwala\u0142 na identyfikacj\u0119 przebywaj\u0105cych w takich pomieszczeniach os\u00f3b, a poza tym stosowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych wymaga wcze\u015bniejszej zgody przedstawicieli pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Tym samym pracodawca nie ma pe\u0142nej swobody w organizowaniu tego, gdzie i w jaki spos\u00f3b zamierza monitoring stosowa\u0107, a poza tym nawet w sytuacji, gdy kodeks pracy nie wyklucza wprost danego pomieszczenia z mo\u017cliwo\u015bci obj\u0119cia monitoringiem, to ka\u017cdorazowo zakres monitoringu ograniczony jest przes\u0142ank\u0105 niezb\u0119dno\u015bci celem zapewnienia bezpiecze\u0144stwa pracownik\u00f3w, ochrony mienia b\u0105d\u017a kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, kt\u00f3rych ujawnienie mog\u0142oby narazi\u0107 pracodawc\u0119 na szkod\u0119.<\/p>\n\n\n\n Jednocze\u015bnie przepisy RODO, r\u00f3wnie\u017c poprzez zasad\u0119 minimalizacji danych oraz adekwatno\u015bci zakresu ich przetwarzania do obranego celu, nakazuj\u0105 pracodawcy szczeg\u00f3\u0142ow\u0105 analiz\u0119 tego, czy ma wystarczaj\u0105ce podstawy do wprowadzenia okre\u015blonej formy monitoringu oraz czy zamierzonego celu nie mo\u017cna osi\u0105gn\u0105\u0107 metodami, kt\u00f3re w mniejszym stopniu ingeruj\u0105 w prywatno\u015b\u0107 pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Na co jeszcze warto zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 w kontek\u015bcie wprowadzenia monitoringu pracownik\u00f3w?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Z kodeksu pracy wyczyta\u0107 mo\u017cna ramy czasowe w jakich pracodawca mo\u017ce przechowywa\u0107 nagrania obrazu monitoringu. Zasadniczo s\u0105 to 3 miesi\u0105ce od dnia rejestracji, a wyj\u0105tek stanowi\u0107 mog\u0105 tutaj sytuacje, gdzie nagranie stanowi b\u0105d\u017a mo\u017ce stanowi\u0107 dow\u00f3d chocia\u017cby w post\u0119powaniu s\u0105dowym lub administracyjnym. Po tym czasie nagranie taki musi zosta\u0107 trwale zniszczone, o ile brak jest konkretnego przepisu nakazuj\u0105cego ich dalsze przetwarzanie.<\/p>\n\n\n\n W powy\u017cszym zakresie b\u0142\u0119dem pracodawc\u00f3w jest niemonitorowanie okresu przechowywania nagra\u0144, a ju\u017c w szczeg\u00f3lno\u015bci, gdy pos\u0142uguj\u0105 si\u0119 oni w tym zakresie podmiotami zewn\u0119trznymi. Tymczasem naruszenie granic czasowych nara\u017ca pracodawc\u0119 na odpowiedzialno\u015b\u0107 z powodu przetwarzania danych osobowych bez odpowiedniej podstawy prawnej, kt\u00f3ra ustaje wraz z zako\u0144czeniem dopuszczalnego okresu przechowywania nagrania.<\/p>\n\n\n\n Warto podkre\u015bli\u0107, i\u017c odpowiedzialno\u015bci tej nie wy\u0142\u0105cza fakt, \u017ce nagranie nie jest w \u017caden spos\u00f3b upubliczniane, odtwarzane b\u0105d\u017a te\u017c kopiowane. W tym zakresie okoliczno\u015b\u0107 ta wp\u0142ywa\u0107 mo\u017ce co najwy\u017cej na to, i\u017c w razie kontroli UODO organ ten zdecyduje o na\u0142o\u017ceniu ni\u017cszej kary pieni\u0119\u017cnej, czy te\u017c zastosuje \u0142agodniejsze \u015brodki maj\u0105ce na celu zapewnienie zgodno\u015bci z przepisami.<\/p>\n\n\n\n Istotnym elementem monitoringu pracownik\u00f3w jest zapewnienie im gwarancji poszanowania ich prywatno\u015bci oraz pozosta\u0142ych d\u00f3br osobistych, st\u0105d te\u017c jakakolwiek forma monitoringu, nawet obejmuj\u0105ca s\u0142u\u017cbowe pomieszczenia oraz narz\u0119dzia pracy, nie mo\u017ce ingerowa\u0107 we wspomniane powy\u017cej prawa i wolno\u015bci. W tym zakresie w wyroku z 3 kwietnia 2007 roku Europejski Trybuna\u0142 Praw Cz\u0142owieka uzna\u0142, i\u017c rozmowy telefoniczne prowadzone podczas pracy s\u0105 obj\u0119te poj\u0119ciem \u017cycia prywatnego i korespondencji dla potrzeb art. 8 Konwencji o ochronie praw cz\u0142owieka i podstawowych wolno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Tym samym w pewnych okoliczno\u015bciach monitorowanie korzystania przez pracownika z telefonu, e-maila b\u0105d\u017a te\u017c Internetu w miejscu pracy mo\u017ce by\u0107 konieczne w realizacji okre\u015blonego celu, jednak musz\u0105 do tego istnie\u0107 podstawy prawne w prawie krajowym.<\/p>\n\n\n\n W tym aspekcie przepisy w Polsce nie pozwalaj\u0105 pracodawcy na ingerowanie w prywatne e-maile b\u0105d\u017a rozmowy telefoniczne pracownika i to r\u00f3wnie\u017c, gdy odbywaj\u0105 si\u0119 one z wykorzystaniem s\u0142u\u017cbowych narz\u0119dzi komunikacji. W tym zakresie naruszenie tego zakazu rodzi\u0107 mo\u017ce odpowiedzialno\u015b\u0107 na gruncie przepis\u00f3w o ochronie danych osobowych, jak i odpowiedzialno\u015b\u0107 odszkodowawcz\u0105 wzgl\u0119dem pracownika, kt\u00f3rego dobra osobiste zosta\u0142y naruszone.<\/p>\n\n\n\n Kolejnym istotnym aspektem jest to, i\u017c przepisy dotycz\u0105ce monitorowania pracownik\u00f3w okre\u015blaj\u0105 cele w jakich dane osobowe mog\u0105 by\u0107 przetwarzane, jednocze\u015bnie zabraniaj\u0105c ich wykorzystania z innym przeznaczeniem. Tym samym je\u015bli pracodawca zdecyduje si\u0119 na zamontowanie kamer, chocia\u017cby na hali produkcyjnej celem zapewnienia bezpiecze\u0144stwa pracownik\u00f3w, to nie mo\u017ce na podstawie tych nagra\u0144 rozlicza\u0107 owych pracownik\u00f3w ze sposobu wykonywania pracy, w tym ocenia\u0107 ile czasu sp\u0119dzili na efektywnej pracy i jak s\u0105 wydajni.<\/p>\n\n\n\n Podkre\u015bli\u0107 nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c, i\u017c przepisy kodeksu pracy pozwalaj\u0105 na monitorowanie poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu, je\u015bli zdaniem pracodawcy jest to niezb\u0119dne celem zapewnienia organizacji pracy, kt\u00f3ra umo\u017cliwi pe\u0142ne wykorzystanie czasu pracy. Podobnie w przypadku monitoringu GPS samochod\u00f3w s\u0142u\u017cbowych pracodawca nie powinien stosowa\u0107 go do \u015bledzenia b\u0105d\u017a te\u017c monitorowania zachowania pracownika, b\u0105d\u017a ustalenia miejsca jego pobytu. Taka kontrola bowiem, nakierowana na niego, a nie na udost\u0119pniane narz\u0119dzie pracy, mo\u017ce stanowi\u0107 nadmiarowe gromadzenie danych osobowych i stanowi naruszenie prawa do prywatno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n O czym jeszcze pami\u0119ta\u0107 nale\u017cy w kontek\u015bcie monitoringu pracownik\u00f3w?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ot\u00f3\u017c zasadniczo naruszenia w zakresie przetwarzania danych osobowych powszechnie kojarzone s\u0105 z wysokimi karami pieni\u0119\u017cnymi nak\u0142adanymi przez prezesa UODO. Jednak\u017ce w gr\u0119 wchodz\u0105 r\u00f3wnie\u017c przepisy kodeksu pracy oraz kodeksu cywilnego, kt\u00f3re m\u00f3wi\u0105 o ochronie d\u00f3br osobistych pracownik\u00f3w. Generalnie te rzeczy s\u0105 od siebie niezale\u017cne i \u015brodki zastosowane przez organ nadzoru nie wy\u0142\u0105czaj\u0105 mo\u017cliwo\u015bci dochodzenia roszcze\u0144 przez pracownika. Jednocze\u015bnie, gdy naruszenie przepis\u00f3w o ochronie danych osobowych b\u0119dzie stanowi\u0107 uchybienie w zakresie prawa pracy, niewykluczone jest r\u00f3wnie\u017c zastosowanie \u015brodk\u00f3w prawnych przez inspektor\u00f3w Pa\u0144stwowej Inspekcji Pracy.<\/p>\n\n\n\n Pracodawcy winni pami\u0119ta\u0107 r\u00f3wnie\u017c i o tym, i\u017c poza odpowiedzialno\u015bci\u0105 administracyjn\u0105 oraz odszkodowawcz\u0105, mog\u0105 oni r\u00f3wnie\u017c by\u0107 oskar\u017conymi o dokonanie wykroczenia. Przetwarzanie danych w sytuacji, gdy jest ono niedopuszczalne albo gdy dokonuje go osoba nieuprawniona, zagro\u017cone jest kar\u0105 grzywny, ograniczenia wolno\u015bci albo pozbawienia wolno\u015bci do lat 2.<\/p>\n\n\n\n Celem zminimalizowania ryzyka poniesienia odpowiedzialno\u015bci pracodawca, kt\u00f3ry zdecyduje si\u0119 na stosowanie monitoringu, powinien przede wszystkim ustali\u0107, czy jest to niezb\u0119dne dla osi\u0105gni\u0119cia celu, kt\u00f3ry dopuszczaj\u0105 przepisy kodeksu pracy i RODO. Jednocze\u015bnie cele te musz\u0105 zosta\u0107 przez pracodawc\u0119 samodzielnie okre\u015blone.<\/p>\n\n\n\n Generalnie przepisy dotycz\u0105ce przetwarzania danych osobowych k\u0142ad\u0105 du\u017cy nacisk na przejrzysto\u015b\u0107 i rozliczalno\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144 administratora, a zatem pracodawca powinien pami\u0119ta\u0107 o odpowiednim udokumentowaniu procesu monitorowania oraz jego zasad. Takie podej\u015bcie pozwoli wykaza\u0107 przestrzeganie obowi\u0105zk\u00f3w dotycz\u0105cych minimalizacji danych, realizacj\u0119 obowi\u0105zku informacyjnego czy te\u017c odpowiednie upowa\u017cnienie os\u00f3b maj\u0105cych dost\u0119p do danych z monitoringu oraz odpowiednie powierzenie przetwarzania danych osobowych.<\/p>\n\n\n\n Podsumowuj\u0105c, stosowanie monitoringu w zak\u0142adzie pracy obarczone jest wieloma ograniczeniami i przepisami, kt\u00f3rych przestrzeganie jest niezb\u0119dne do prawid\u0142owego wprowadzenia tego typu kontroli pracownik\u00f3w. Pracodawcy niestety nadal pope\u0142niaj\u0105 sporo b\u0142\u0119d\u00f3w w tym zakresie, a pami\u0119ta\u0107 nale\u017cy, i\u017c naruszenie przepis\u00f3w wi\u0105\u017ce si\u0119 nie tylko z potencjalnymi karami finansowymi, nak\u0142adanymi przez prezesa Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych, lecz r\u00f3wnie\u017c mo\u017ce na tym polu doj\u015b\u0107 do roszcze\u0144 finansowych, z kt\u00f3rymi mo\u017ce wyst\u0105pi\u0107 pracownik. Szczeg\u00f3lnie, gdy dochodzi do naruszenia prywatno\u015bci oraz pozosta\u0142ych d\u00f3br osobistych osoby zatrudnionej. St\u0105d te\u017c warto dok\u0142adnie pozna\u0107 oraz przestrzega\u0107 przepis\u00f3w zar\u00f3wno ustawy o RODO, jak i kodeksu pracy czy te\u017c kodeksu cywilnego, aby ryzyko takie zminimalizowa\u0107.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Zasadniczo dobrze jest zna\u0107 przepisy dotycz\u0105ce monitoringu pracownik\u00f3w, bowiem w tym zakresie pracodawcy nadal nie rzadko pope\u0142niaj\u0105 sporo b\u0142\u0119d\u00f3w. Nieznajomo\u015b\u0107<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":5922,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"yoast_head":"\n