{"id":3886,"date":"2021-03-12T06:48:57","date_gmt":"2021-03-12T06:48:57","guid":{"rendered":"https:\/\/szukampracy.pl\/blog\/?p=3886"},"modified":"2021-03-12T06:48:57","modified_gmt":"2021-03-12T06:48:57","slug":"dokumenty-firmowe-jak-dlugo-i-gdzie-bezpiecznie-je-przechowywac","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/szukampracy.pl\/blog\/dokumenty-firmowe-jak-dlugo-i-gdzie-bezpiecznie-je-przechowywac\/","title":{"rendered":"Dokumenty firmowe \u2013 jak d\u0142ugo i gdzie bezpiecznie je przechowywa\u0107?"},"content":{"rendered":"\n

Podczas prowadzenia jakiejkolwiek dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej istotn\u0105 kwesti\u0105 jest zapewnienie bezpiecze\u0144stwa danych. Ka\u017cde nowoczesne przedsi\u0119biorstwo, chc\u0105c cieszy\u0107 si\u0119 zaufaniem kontrahent\u00f3w, powinno korzysta\u0107 z systemu, kt\u00f3ry zagwarantuje danym ochron\u0119 przed utrat\u0105 b\u0105d\u017a zniszczeniem. W jaki spos\u00f3b przechowywa\u0107 dokumenty firmowe? Co zrobi\u0107, aby dane w nich zawarte by\u0142y bezpieczne?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Jak d\u0142ugo przechowywa\u0107 dokumenty firmowe?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zgodnie w aktualnie obowi\u0105zuj\u0105cym w Polsce prawem wszelkie dokumenty podatkowe, dokumenty z ZUS-u z\u0142o\u017cone od 2012 roku oraz umowy o dzie\u0142o dot. nieruchomo\u015bci nale\u017cy przechowywa\u0107 przez 5 lat. Z kolei dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 kadry zatrudnionej od 2019 roku oraz dokumenty z ZUS-u z\u0142o\u017cone do ko\u0144ca 2011 roku powinny by\u0107 dost\u0119pne przez 10 lat. Dokumenty, takie jak dowody zap\u0142aty za nale\u017cno\u015bci okresowe, dotycz\u0105ce sprzeda\u017cy pojazd\u00f3w czy potwierdzenia op\u0142aty OC, trzeba przechowywa\u0107 przez okres 3 lat.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Gdzie przechowywa\u0107 dokumenty firmowe?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wi\u0119kszo\u015b\u0107 przedsi\u0119biorstw decyduje si\u0119 na samodzielne przechowywanie archiwalnych dokument\u00f3w firmowych. Jednak ka\u017cdy przedsi\u0119biorca musi mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce przechowywanie ich tylko w formie papierowej w siedzibie firmy nie zapewnia dostatecznego bezpiecze\u0144stwa. Dokumentacja przechowywana tylko w biurze mo\u017ce dosta\u0107 si\u0119 w niepowo\u0142ane r\u0119ce, a zdarzenia losowe, takie jak po\u017car czy zalanie pomieszczenia, w kt\u00f3rym znajduj\u0105 si\u0119 teczki z dokumentami, sprawiaj\u0105, \u017ce tracimy ca\u0142\u0105 dokumentacj\u0119. Dlatego te\u017c dokumenty firmowe powinny by\u0107 r\u00f3wnie\u017c gromadzone i przetwarzane w wirtualnej chmurze firmowej, nad kt\u00f3r\u0105 piecz\u0119 sprawuje zewn\u0119trzny dostawca us\u0142ug dla firm.<\/p>\n\n\n\n

Chmura dla firm<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Tego rodzaju us\u0142uga oparta na sk\u0142adowaniu danych w modelu IaaS, gwarantuje pe\u0142ne bezpiecze\u0144stwo. Chmura dla firm oferowana przez dostawc\u0119 us\u0142ug biznesowych INEA, dostarczana jest w klastrze High Availability, w zewn\u0119trznym Data Center. Przedsi\u0119biorca ma mo\u017cliwo\u015b\u0107 wyboru us\u0142ugi w oparciu o wsp\u00f3\u0142dzielon\u0105 lub dedykowan\u0105 infrastruktur\u0119 IT oraz zyskuje gwarancj\u0119 niezawodno\u015bci, elastyczno\u015b\u0107 oraz skalowalno\u015b\u0107 oferty. Pe\u0142na integracja danych w jednym miejscu sprawia, \u017ce firma zyskuje dost\u0119p do dokument\u00f3w firmowych zawsze i wsz\u0119dzie. Aby maksymalnie zadba\u0107 o bezpiecze\u0144stwo danych firmowych, konieczne jest r\u00f3wnie\u017c tworzenie ich kopii w formie backupu.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Czym jest backup?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Backup to nic innego, jak kopia zapasowa danych. Wyszczeg\u00f3lnia si\u0119 dwa podstawowe rodzaje backupu \u2013 wewn\u0119trzny i zewn\u0119trzny. Pierwszy z nich, jak sama nazwa wskazuje, opiera si\u0119 na samodzielnym tworzeniu i przechowywaniu kopii dokument\u00f3w. Backup zewn\u0119trzny oznacza z kolei zlecenie ochrony danych wyspecjalizowanej firmie zewn\u0119trznej. Tego typu podmioty dysponuj\u0105 zazwyczaj znacznie lepszymi systemami ochrony danych ni\u017c ich klienci, co wynika ze stosowania przez nie zaawansowanych technologii. Wyb\u00f3r dw\u00f3ch rodzaj\u00f3w backup\u00f3w to pe\u0142ne bezpiecze\u0144stwo zgodnie ze z\u0142ot\u0105 regu\u0142\u0105 backupu 3-2-1.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Zewn\u0119trzna kopia zapasowa \u2013 dlaczego warto j\u0105 posiada\u0107?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Obecnie coraz popularniejsz\u0105 form\u0105 ochrony przed utrat\u0105 lub zniszczeniem danych jest backup danych dla firm<\/strong><\/a>,<\/strong> kt\u00f3ry realizowany jest za pomoc\u0105 serwer\u00f3w zewn\u0119trznych. Ten rodzaj us\u0142ug oferowany jest przez wyspecjalizowane przedsi\u0119biorstwa, a korzystanie z nich wi\u0105\u017ce si\u0119 z licznymi korzy\u015bciami, do kt\u00f3rych nale\u017c\u0105 m.in.:<\/p>\n\n\n\n