Digitalizacja dokument\u00f3w coraz\nszerzej wkracza do przedsi\u0119biorstw i sfery \u017cycia gospodarczego. Jednak nie\nwszystkie podmioty si\u0119 na ni\u0105 godz\u0105. Okazuje si\u0119, i\u017c na sk\u0142adanie niekt\u00f3rych\no\u015bwiadcze\u0144 w postaci elektronicznej nie chc\u0105 godzi\u0107 si\u0119 chocia\u017cby Polski\nFundusz Rozwoju (PFR), Pa\u0144stwowa Inspekcja Pracy (PIP) czy te\u017c cz\u0119\u015b\u0107 instytucji\nfinansowych. Jednak zakaz ze strony tych instytucji nie wynika z przepis\u00f3w, jak\ni nie ma sankcji za niezachowanie formy pisemnej. Zatem jest ona r\u00f3wnie\u017c mo\u017cliwa\nw przypadku Pracowniczych Plan\u00f3w Kapita\u0142owych (PPK).<\/p>\n\n\n\n
Panuj\u0105cy nieustannie ju\u017c od ponad\np\u00f3\u0142 roku stan epidemii wymusi\u0142 na przedsi\u0119biorcach rozpocz\u0119cie digitalizacji\nwielu procedur na linii pracodawca-pracownik. Wp\u0142yw na to ma cz\u0119sta nieobecno\u015b\u0107\nw pracy wynikaj\u0105ca z pracy zdalnej, jak i ograniczenia w kontaktach. To bowiem\nznacznie utrudnia uzyskanie w\u0142asnor\u0119cznych podpis\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Konieczno\u015b\u0107 przesy\u0142ania\ndokument\u00f3w w celu ich podpisania jest z kolei logistycznym wyzwaniem,\ngeneruj\u0105cym straty czasu i kreuj\u0105cym dodatkowe koszty. St\u0105d mo\u017cna rzecz, i\u017c\nu\u017cywanie papieru w obecnych okoliczno\u015bciach wi\u0105\u017ce si\u0119 z du\u017cymi utrudnieniami i\njest po prostu nieefektywne.<\/p>\n\n\n\n
Tymczasem w\u0142a\u015bnie w tej chwili\nkilkadziesi\u0105t tysi\u0119cy polskich przedsi\u0119biorc\u00f3w ko\u0144czy wdra\u017canie Pracowniczych Plan\u00f3w\nKapita\u0142owych. Generalnie PPK maj\u0105 na celu gromadzenie \u015brodk\u00f3w finansowych na\nstaro\u015b\u0107, co te\u017c powoduje, i\u017c s\u0105 stosunkowo mocno rozbudowane w zakresie r\u00f3\u017cnych\nuprawnie\u0144 pracowniczych, jak i obowi\u0105zk\u00f3w pracodawc\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n
Zgodnie z ustaw\u0105 z dnia 4\npa\u017adziernika 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapita\u0142owych, w jej ramach mo\u017ce\nfunkcjonowa\u0107 oko\u0142o 20 r\u00f3\u017cnego rodzaju o\u015bwiadcze\u0144 czy te\u017c informacji, kt\u00f3re mog\u0105\nsk\u0142ada\u0107 pracownicy lub kt\u00f3re jest zobowi\u0105zany przekazywa\u0107 pracodawca. A nale\u017cy\npami\u0119ta\u0107, i\u017c liczb\u0119 t\u0119 trzeba przemno\u017cy\u0107 przez liczb\u0119 pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Oczywi\u015bcie nie wszystkie\no\u015bwiadczenia sk\u0142adane b\u0119d\u0105 w tym samym czasie i ci\u0105gle. Mamy zatem do czynienia\nz o\u015bwiadczeniami jednorazowymi, jak chocia\u017cby:<\/p>\n\n\n\n
Inne z kolei sk\u0142adane b\u0119d\u0105 tylko\nw przypadku okre\u015blonych okoliczno\u015bci, jak chocia\u017cby:<\/p>\n\n\n\n
A jeszcze inne maj\u0105 charakter\ncykliczny, jak:<\/p>\n\n\n\n
Generalnie ka\u017cde ze z\u0142o\u017conych\no\u015bwiadcze\u0144 wymaga od pracodawcy oceny, podj\u0119cia okre\u015blonych czynno\u015bci, jak i\nich archiwizacji. A im wi\u0119cej takich dokument\u00f3w i pracownik\u00f3w, tym wzrasta\nzaanga\u017cowanie pracownika w zarz\u0105dzanie tak\u0105 dokumentacj\u0105.<\/p>\n\n\n\n
Ot\u00f3\u017c patrz\u0105c na liczb\u0119\ndokument\u00f3w, post\u0119puj\u0105c\u0105 cyfryzacj\u0119 i mo\u017cliwo\u015bci technologiczne, jak i obecn\u0105\nsytuacj\u0119 epidemiczn\u0105, mo\u017cliwo\u015b\u0107 wymiany tej dokumentacji w formie\nelektronicznej wydaje si\u0119 mocno uzasadniona.<\/p>\n\n\n\n
Generalnie ustawa o PPK m\u00f3wi o\nkonieczno\u015bci zachowania formy pisemnej jedynie w przypadku trzech dokument\u00f3w,\nmianowicie:<\/p>\n\n\n\n
Co te\u017c nader istotne w powy\u017cszym\nkontek\u015bcie, to fakt, i\u017c ustawa o PPK nie zastrzega dla powy\u017cszych o\u015bwiadcze\u0144\nformy pisemnej pod rygorem niewa\u017cno\u015bci. Zatem zgodnie z art. 73 kodeksu\ncywilnego (KC) o\u015bwiadczenie woli z\u0142o\u017cone bez zachowania formy pisemnej jest\nskuteczne i wa\u017cne. Zastrze\u017cenie formy pisemnej bez rygoru niewa\u017cno\u015bci skutkuje\njedynie tym, i\u017c w razie sporu nie jest dopuszczalny dow\u00f3d z zezna\u0144 \u015bwiadk\u00f3w lub\nz przes\u0142uchania stron na fakt dokonania czynno\u015bci. Jednak\u017ce pomimo\nniezachowania tej formy, wspomniane dowody b\u0119d\u0105 dopuszczalne, je\u017celi obie\nstrony wyra\u017c\u0105 na to zgod\u0119 albo fakt dokonania czynno\u015bci prawnej zostanie\nuprawdopodobniony za pomoc\u0105 dokumentu.<\/p>\n\n\n\n
Zatem tak naprawd\u0119 nic nie stoi\nna przeszkodzie, by o\u015bwiadczenia wymienione powy\u017cej, w odniesieniu do kt\u00f3rych\nustawa o PPK m\u00f3wi o zachowaniu formy pisemnej, by\u0142y sk\u0142adane w innej formie ni\u017c\npisemna, czyli chocia\u017cby dokumentowej lub elektronicznej.<\/p>\n\n\n\n
Wprawdzie PFR, PIP, jak i cz\u0119\u015b\u0107\ninstytucji finansowych ma w tym wzgl\u0119dzie odmienne zdanie, podnosz\u0105c, i\u017c do\nzachowania wa\u017cno\u015bci sk\u0142adanych o\u015bwiadcze\u0144 koniecznym jest zachowanie formy\npisemnej. Niemniej to z przepis\u00f3w nie wynika i takie podej\u015bcie nale\u017cy odrzuci\u0107\nze strony prawnej. PIP wprawdzie mo\u017ce kwestionowa\u0107 inne rozwi\u0105zania pracodawcy\nw ramach swych uprawnie\u0144 kontrolnych, jednak w praktyce brak jest sankcji z\ntego tytu\u0142u. Nie mo\u017cna bowiem twierdzi\u0107, i\u017c pracodawca nie prowadzi wymaganej\ndokumentacji w zakresie PPK, gdy\u017c jak najbardziej j\u0105 prowadzi, tyle, \u017ce w innej\nformie ni\u017c pisemna, czego przepisy nie wykluczaj\u0105.<\/p>\n\n\n\n
Oczywi\u015bcie stosowanie formy\nelektronicznej, z wymaganym podpisem kwalifikowanym, wobec wszystkich\npracownik\u00f3w i do sk\u0142adania wszystkich o\u015bwiadcze\u0144 w praktyce b\u0119dzie zapewne\nniemo\u017cliwe, gdy\u017c ma\u0142o pracownik\u00f3w dysponuje kwalifikowanym podpisem\nelektronicznym. I w tej sytuacji najlepszym rozwi\u0105zaniem wydaje si\u0119 forma dokumentowa,\npozwalaj\u0105ca po\u0142\u0105czy\u0107 rozwi\u0105zania elektroniczne z pewno\u015bci\u0105 obrotu dokumentami.<\/p>\n\n\n\n
Ot\u00f3\u017c w przypadku pozosta\u0142ych\no\u015bwiadcze\u0144 i dokument\u00f3w dotycz\u0105cych PPK (poza 3 wymienionymi w poprzednim\nakapicie) ustawa o PPK nie wskazuje formy ich sk\u0142adania. Zatem zgodnie z art.\n60 KC wola osoby dokonuj\u0105cej czynno\u015bci prawnej mo\u017ce by\u0107 wyra\u017cona przez ka\u017cde\nzachowanie si\u0119 tej osoby, kt\u00f3re ujawnia jej wol\u0119 w spos\u00f3b dostateczny, w tym\nr\u00f3wnie\u017c przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. <\/p>\n\n\n\n
Zatem pracodawca mo\u017ce do\u015b\u0107\nswobodnie okre\u015bli\u0107 form\u0119 dokument\u00f3w sk\u0142adanych w ramach PPK, przy czym powinien\nwzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 takie rozwi\u0105zanie, kt\u00f3re pozwoli na ustalenie:<\/p>\n\n\n\n
Te elementy s\u0105 wr\u0119cz kluczowe z\npunktu widzenia ochrony interes\u00f3w pracodawcy. Wynika to z faktu, i\u017c wi\u0119kszo\u015b\u0107\no\u015bwiadcze\u0144 zwi\u0105zanych z PPK kreuje po stronie pracodawcy okre\u015blone zobowi\u0105zania\ni jego odpowiedzialno\u015b\u0107, w tym r\u00f3wnie\u017c na poziomie wykrocze\u0144 zagro\u017conych\ngrzywn\u0105 do 1 mln z\u0142 i wi\u0119cej.<\/p>\n\n\n\n
Maj\u0105c powy\u017csze na uwadze nale\u017cy\nzdecydowanie odrzuci\u0107 form\u0119 ustn\u0105 takich o\u015bwiadcze\u0144 i informacji. Co prawda\nspe\u0142nia\u0107 ona b\u0119dzie wymogi powo\u0142anego ju\u017c art. 60 KC, jednak w \u017caden spos\u00f3b nie\npowoli na zabezpieczenie interes\u00f3w pracodawcy.<\/p>\n\n\n\n
Generalnie pracodawca mo\u017ce zatem\nnarzuci\u0107 w swej organizacji wersj\u0119 pisemn\u0105 powy\u017cszych o\u015bwiadcze\u0144 i informacji. To\njednak wi\u0105za\u0107 si\u0119 b\u0119dzie z konieczno\u015bci\u0105 zarz\u0105dzania du\u017c\u0105 liczb\u0105 dokument\u00f3w\npapierowych, przetwarzania ich i archiwizowania. Poza tym sam obieg dokument\u00f3w\npapierowych wymaga dodatkowych zasob\u00f3w kadrowych. St\u0105d te\u017c uzna\u0107 nale\u017cy takie\nrozwi\u0105zanie za ma\u0142o korzystane, szczeg\u00f3lnie dzi\u015b, gdy trwa epidemia, spora\ncz\u0119\u015b\u0107 pracownik\u00f3w pracuje zdalnie i powinni\u015bmy unika\u0107 kontakt\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Wydaje si\u0119, i\u017c obecnie najlepszym\nrozwi\u0105zaniem jest system, w ramach kt\u00f3rego o\u015bwiadczenia i informacje sk\u0142adane\ns\u0105 w formie dokumentowej (w praktyce b\u0119d\u0105 to dokumenty elektroniczne). I to\nrozwi\u0105zanie pozbawione jest wad prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej. <\/p>\n\n\n\n
Sk\u0142adaj\u0105c o\u015bwiadczenie pracownik\nloguje si\u0119 do wewn\u0119trznego intranetu pracodawcy, podaj\u0105c login i has\u0142o, jemu\ntylko znane. I takie rozwi\u0105zanie gwarantuje poprawn\u0105 weryfikacj\u0119 takiego\npracownika, co jest kluczowe, gdy\u017c nie ma tutaj mowy o sk\u0142adaniu w\u0142asnor\u0119cznego\npodpisu. <\/p>\n\n\n\n
Celem u\u0142atwienia taka platforma\npowinna zawiera\u0107 gotowe wzory o\u015bwiadcze\u0144 pracownika, wype\u0142nione ju\u017c jego danymi\nprzy wyborze konkretnego dokumentu. Oczywi\u015bcie z wyj\u0105tkiem danych zale\u017cnych od\ndecyzji pracownika. Takie podej\u015bcie pozwoli na zachowanie integralno\u015bci ca\u0142ej\ndokumentacji.<\/p>\n\n\n\n
Unika\u0107 natomiast nale\u017cy\nprzyjmowania dokumentacji w postaci skan\u00f3w PDF czy te\u017c zdj\u0119\u0107, gdy\u017c wbrew\npozorom takie rozwi\u0105zanie jest obarczone podobnymi mankamentami jak\ndokumentacja papierowa.<\/p>\n\n\n\n
Technicznie po dokonaniu wyboru\nprzez pracownika danego o\u015bwiadczenia i uzupe\u0142nieniu formularza wymaganymi\ndanymi wystarczy, i\u017c kliknie on pole \u201ewy\u015blij\u201d. W tym momencie system powinien\nprzekaza\u0107 informacj\u0119 o z\u0142o\u017ceniu o\u015bwiadczenia do os\u00f3b odpowiedzianych za obs\u0142ug\u0119\nprogramu PPK, jak i tre\u015b\u0107 tego o\u015bwiadczenia w postaci elektronicznej.\nJednocze\u015bnie system powinien te\u017c wygenerowa\u0107 potwierdzenie dla pracownika\n(chocia\u017cby w postaci pliku PDF) z tre\u015bci\u0105 z\u0142o\u017conego o\u015bwiadczenia i dat\u0105 jego\nz\u0142o\u017cenia. Takie potwierdzenie b\u0119dzie dla pracodawcy, jak i pracownika\ndodatkowym u\u0142atwieniem.<\/p>\n\n\n\n
Taki system mo\u017cna oczywi\u015bcie\nrozbudowa\u0107 o inne funkcjonalno\u015bci. Ponadto mo\u017ce on s\u0142u\u017cy\u0107 pracodawcy do\nprzekazywania pracownikom informacji, do kt\u00f3rych jest on zobowi\u0105zany ustaw\u0105 o\nPPK. <\/p>\n\n\n\n
Nale\u017cy te\u017c pami\u0119ta\u0107, i\u017c zapewne\nnie wszyscy pracownicy maj\u0105 dost\u0119p do komputer\u00f3w s\u0142u\u017cbowych, zatem w przypadku\nos\u00f3b pozbawionych takich mo\u017cliwo\u015bci, koniecznym by\u0142oby udost\u0119pnienie na terenie\nzak\u0142adu pracy sprz\u0119tu komputerowego do og\u00f3lnego u\u017cytku, gdzie by\u0142aby mo\u017cliwo\u015b\u0107\nzalogowania si\u0119 do systemu i z\u0142o\u017cenia okre\u015blonych o\u015bwiadcze\u0144.<\/p>\n\n\n\n
Jeszcze innym rozwi\u0105zaniem, coraz bardziej popularnym, jest udost\u0119pnienie przez pracodawc\u0119 powy\u017cszych funkcjonalno\u015bci za pomoc\u0105 aplikacji na telefon czy te\u017c zewn\u0119trznej strony www. Takie rozwi\u0105zanie sprawi bowiem, i\u017c pracownicy b\u0119d\u0105 mieli dost\u0119p do systemu w ka\u017cdym czasie, zatem r\u00f3wnie\u017c i w domu. Nale\u017cy jednak w\u00f3wczas pami\u0119ta\u0107 o osobach wykluczonych cyfrowo (czyli nieposiadaj\u0105cych dost\u0119pu do smartfona czy te\u017c domowego komputera), tworz\u0105c dla nich odpowiednie miejsce w zak\u0142adzie pracy.<\/p>\n\n\n\n