W dobie epidemii praca zdalna\nsta\u0142a si\u0119 powszechn\u0105 wsz\u0119dzie tam, gdzie by\u0142o to mo\u017cliwe. Tego typu rodzaj\n\u015bwiadczenia pracy wyst\u0119puje obecnie nawet tam, gdzie jeszcze niedawno nikt nie\nwyobra\u017ca\u0142 sobie takiej mo\u017cliwo\u015bci. Taka sytuacja dotyczy te\u017c ksi\u0119gowo\u015bci, przed\nepidemi\u0105 bowiem wydawa\u0142o si\u0119, i\u017c ksi\u0119gowa to taka osoba, kt\u00f3ra musi pracowa\u0107\nstacjonarnie. Obecnie za\u015b, ten model pracy zosta\u0142 doceniony przez pracodawc\u00f3w i\nsta\u0142 si\u0119 powszechn\u0105 praktyk\u0105 pomimo zniesienia wielu obostrze\u0144. <\/p>\n\n\n\n
Okazuje si\u0119 dzi\u015b, i\u017c dzia\u0142\nksi\u0119gowo\u015bci jest t\u0105 kom\u00f3rk\u0105 organizacyjn\u0105, kt\u00f3ra mo\u017ce wykonywa\u0107 swe obowi\u0105zki\npoza siedzib\u0105 pracodawcy. Zreszt\u0105, na ten rodzaj \u015bwiadczenia pracy przesz\u0142y\nzar\u00f3wno dzia\u0142y ksi\u0119gowo\u015bci w przedsi\u0119biorstwach, jak i biura rachunkowe. I w\nwielu sytuacjach praca zdalna doskonale si\u0119 sprawdza, zdaj\u0105c egzamin na tym\npolu. <\/p>\n\n\n\n
Przepisy o pracy zdalnej, na\npodstawie kt\u00f3rych mo\u017cna obecnie \u015bwiadczy\u0107 prac\u0119 w tej formie, zosta\u0142y\nwprowadzone specustaw\u0105 z dnia 2 marca 2020 roku. Obecnie za\u015b przy okazji\nnowelizacji ustawy o delegowaniu pracownik\u00f3w zdecydowano o przed\u0142u\u017ceniu okresu\nstosowania home office do 3 miesi\u0119cy od odwo\u0142ania stanu zagro\u017cenia\nepidemicznego lub epidemii. <\/p>\n\n\n\n
P\u00f3ki co praca zdalna nie zosta\u0142a\njednak uregulowana w kodeksie pracy (trwaj\u0105 prace nad jej unormowaniem), tym\nsamym jej stosowanie jest ograniczone czasowo. Jednak\u017ce po wprowadzeniu tych\nzapis\u00f3w do kodeksu pracy, praca zdalna na sta\u0142e zago\u015bci w polskim krajobrazie\nrynku pracy.<\/p>\n\n\n\n
Na pewno u\u0142atwieniem dla\nzastosowania pracy zdalnej w ksi\u0119gowo\u015bci jest post\u0119puj\u0105ca cyfryzacja\nksi\u0119gowo\u015bci. Obecnie bowiem coraz wi\u0119cej podmiot\u00f3w korzysta z takich rozwi\u0105za\u0144\njak:<\/p>\n\n\n\n
Jednak\u017ce korzystaj\u0105c z tych\nwszystkich rozwi\u0105za\u0144 nale\u017cy mie\u0107 na uwadze bezpiecze\u0144stwo. Istotny jest zatem\nzaufany dost\u0119p do sieci lub chmury, jak i przestrzeganie wszelkich zasad i\nprocedur organizacyjnych dotycz\u0105cych logowania i udost\u0119pniania danych. <\/p>\n\n\n\n
Je\u017celi natomiast pracownik\nksi\u0119gowo\u015bci nie ma dost\u0119pu do chmury czy te\u017c sieci, istotnym jest to, by\nprzechowywane dane by\u0142y odpowiednio zabezpieczone. Je\u015bli miejscem\nprzechowywania danych maj\u0105 by\u0107 urz\u0105dzenia przeno\u015bne (pami\u0119\u0107 USB), to\nbezwzgl\u0119dnie musz\u0105 by\u0107 szyfrowane i chronione has\u0142em. <\/p>\n\n\n\n
Kolejnym elementem u\u0142atwiaj\u0105cym\nzdalne wykonywanie obowi\u0105zk\u00f3w w dziale ksi\u0119gowym jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 u\u017cywania\nprogramu, kt\u00f3ry korzysta z tak zwanego zdalnego pulpitu. Dzi\u0119ki temu pracuj\u0105c z\ndomu, dana osoba ma dost\u0119p do wszystkich program\u00f3w i plik\u00f3w, jakie s\u0105 na\nkomputerze s\u0142u\u017cbowym stoj\u0105cym w siedzibie przedsi\u0119biorstwa. Ponadto coraz\ncz\u0119\u015bciej producenci oprogramowania oferuj\u0105 te\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 zakupu program\u00f3w\nksi\u0119gowych w wersji on-line. <\/p>\n\n\n\n
Jednak\u017ce w takiej sytuacji nale\u017cy\nte\u017c zweryfikowa\u0107, czy dane s\u0105 bezpieczne. W\u00f3wczas jedn\u0105 ze stosowanych metod\njest znana z bankowo\u015bci internetowej funkcja dwuetapowego logowania. Jest ono\nstosowane po to, by w razie utraty has\u0142a nadal by\u0142o dodatkowe zabezpieczenie\nprzed utrat\u0105 danych. Jeszcze inny element to kwestia kopii zapasowych, kt\u00f3re\ncz\u0119stokro\u0107 s\u0105 ju\u017c standardowym elementem danego oprogramowania.<\/p>\n\n\n\n
Generalnie wykonywanie pracy\nzdalnej mo\u017ce zosta\u0107 polecone tylko wtedy, gdy pracownik ma umiej\u0119tno\u015bci i\nmo\u017cliwo\u015bci techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to\njej rodzaj. Co do zasady, zgodnie ze specustaw\u0105 z dnia 2 marca 2020 roku,\nnarz\u0119dzia i materia\u0142y potrzebne do wykonywania pracy w formie zdalnej praz jej\nobs\u0142ug\u0119 logistyczn\u0105 zapewnia pracodawca. <\/p>\n\n\n\n
Jednak\u017ce to nie wyklucza, i\u017c przy\nwykonywaniu pracy zdalnej pracownik mo\u017ce korzysta\u0107 z prywatnego komputera czy\nte\u017c telefonu kom\u00f3rkowego, pod warunkiem wszak\u017ce, i\u017c spe\u0142ni okre\u015blone warunki.\nBy zatem pracownik ksi\u0119gowo\u015bci m\u00f3g\u0142 przy wykonywaniu pracy zdalnej korzysta\u0107 z\nprywatnych urz\u0105dze\u0144, musi by\u0107 zapewnione poszanowanie i ochrona informacji\npoufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy\nprzedsi\u0119biorstwa lub danych osobowych, a tak\u017ce informacji, kt\u00f3rych ujawnienie\nmog\u0142oby narazi\u0107 pracodawc\u0119 na szkod\u0119. By te warunki spe\u0142ni\u0107, osoba pracuj\u0105ca\nzdalnie powinna na swoim komputerze sprawdzi\u0107, czy:<\/p>\n\n\n\n
Ponadto pracownik powinien\nrozwa\u017cnie instalowa\u0107 na swoich urz\u0105dzeniach oprogramowanie, pobieraj\u0105c je\nnajlepiej ze stron producent\u00f3w. Ponadto, w przypadku korzystania z tego sprz\u0119tu\nprzez domownik\u00f3w, zalecanym by\u0142oby utworzenie odr\u0119bnego konta chronionego\nhas\u0142em.<\/p>\n\n\n\n
Odno\u015bnie za\u015b skrzynki mailowej to\nwszelk\u0105 korespondencj\u0119 nale\u017cy prowadzi\u0107 pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 s\u0142u\u017cbowym mailem. Je\u017celi\npracodawca tego nie zapewni\u0142, wtedy korzystanie z maila prywatnego musi by\u0107\nszczeg\u00f3lnie rozwa\u017cne i bezpieczne.<\/p>\n\n\n\n
Generalnie instaluj\u0105c cokolwiek\nlub pos\u0142uguj\u0105c si\u0119 r\u00f3\u017cnymi aplikacjami na prywatnym komputerze wykorzystywanym\ndo pracy zdalnej warto zadba\u0107 o to, by korzysta\u0107 z zastosowanych w nich\nmechanizm\u00f3w ochrony prywatno\u015bci oraz koniecznie stosowa\u0107 has\u0142a dost\u0119pu czy te\u017c\ndodatkowe sposoby logowania.<\/p>\n\n\n\n
Zgodnie z specustaw\u0105 z dnia 2\nmarca 2020 roku praca zdalna nie wymaga wykonywania pracy tylko za pomoc\u0105\nnarz\u0119dzi internetowych (w odr\u00f3\u017cnieniu od uregulowanej w kodeksie telepracy,\nkt\u00f3ra taki wym\u00f3g posiada). Specustawa m\u00f3wi bowiem o tym, i\u017c praca zdalna mo\u017ce\nby\u0107 wykonywana przy wykorzystaniu \u015brodk\u00f3w bezpo\u015bredniego porozumiewania si\u0119 na\nodleg\u0142o\u015b\u0107 lub dotyczy\u0107 wykonywania cz\u0119\u015bci wytw\u00f3rczych lub us\u0142ug materialnych. <\/p>\n\n\n\n
Taki zapis oznacza, i\u017c efekty\npracy nie musz\u0105 by\u0107 przekazywane tylko przy wykorzystaniu \u015brodk\u00f3w\nbezpo\u015bredniego porozumiewania si\u0119 na odleg\u0142o\u015b\u0107. Pracownik mo\u017ce zatem efekty\nswej pracy dostarcza\u0107 r\u00f3wnie\u017c w formie papierowej (za po\u015brednictwem kuriera,\npoczty czy te\u017c osobi\u015bcie). To wa\u017cne dla pracownik\u00f3w ksi\u0119gowo\u015bci, kt\u00f3rzy czasami\nmog\u0105, a wr\u0119cz musz\u0105 mie\u0107 dost\u0119p do papierowej formy dokument\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n
Jednocze\u015bnie, na co zwr\u00f3ci\u0142 uwag\u0119\nprezes Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych, pracodawca, podejmuj\u0105c decyzje o\numo\u017cliwieniu pracownikom korzystania z dokumentacji papierowej podczas\nwykonywania pracy w formie zdalnej, musi podj\u0105\u0107 dzia\u0142ania maj\u0105ce na celu\nograniczenie ryzyka zwi\u0105zanego z utrat\u0105 dost\u0119pno\u015bci, integralno\u015bci oraz\npoufno\u015bci danych. Powinien zatem dokona\u0107 oceny niezb\u0119dno\u015bci wykorzystywania\ndokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej, bior\u0105c pod uwag\u0119 charakter\ndanych, cele, dla kt\u00f3rych s\u0105 przetwarzane, jak i dost\u0119pne \u015brodki. Ocenie nale\u017cy\nte\u017c podda\u0107 to, czy do wykonania danej pracy koniecznym jest dost\u0119p do danych\nosobowych, czy te\u017c mo\u017cna korzysta\u0107 z dokument\u00f3w zanonimizowanych.<\/p>\n\n\n\n
Zdaniem prezesa UODO w tym\ntemacie, praca na dokumentach papierowych nie b\u0119dzie uzasadniona, je\u015bli\npracodawca:<\/p>\n\n\n\n
Je\u017celi jednak nie ma mo\u017cliwo\u015bci\nzastosowania \u017cadnego z powy\u017cszych rozwi\u0105za\u0144, w\u00f3wczas warto rozwa\u017cy\u0107 prac\u0119 na\nkopiach niezb\u0119dnych dokument\u00f3w. Takie podej\u015bcie znacz\u0105co minimalizuje ryzyko\nnaruszenia integralno\u015bci danych, jak i ich utraty. Pracownik jednak\u017ce jest\nzobowi\u0105zany do chronienia kopii dokument\u00f3w tak samo, jak ich orygina\u0142\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Podsumowuj\u0105c, praca zdalna w dziale ksi\u0119gowo\u015bci jest ju\u017c dzi\u015b jak najbardziej mo\u017cliwa i coraz powszechniejsza. Okazuje si\u0119, i\u017c nawet w\u00f3wczas, gdy do pracy wymagane jest pos\u0142ugiwanie si\u0119 dokumentacj\u0105 papierow\u0105. W zasadzie to zapewne ju\u017c nied\u0142ugo ten dzia\u0142 wielu przedsi\u0119biorstw pracowa\u0142 b\u0119dzie w\u0142a\u015bnie w ten spos\u00f3b. Jedyn\u0105 niewiadom\u0105 pozostaj\u0105 obecnie zasady tej pracy w przysz\u0142o\u015bci, gdy\u017c aktualne jej zasady, na bazie specustawy, obowi\u0105zuj\u0105 tylko do okre\u015blonego czasu. Nale\u017cy zatem przygl\u0105da\u0107 si\u0119 pracom trwaj\u0105cym w resorcie pracy, z kt\u00f3rych zapewne ju\u017c nied\u0142ugo wy\u0142oni si\u0119 propozycja zasad pracy zdalnej, kt\u00f3ra powinna by\u0107 na sta\u0142e wpisana do kodeksu pracy. <\/p>\n\n\n\n