Od 1 stycznia 2019 roku przedsi\u0119biorstwa maj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Sektor prywatny ju\u017c od lat zg\u0142asza\u0142 takie potrzeby, gdy\u017c cyfryzacja wszelkich proces\u00f3w post\u0119puje w szybkim tempie. Tymczasem okazuje si\u0119, \u017ce jak do tej pory niewiele przedsi\u0119biorstw skorzysta\u0142o z tej mo\u017cliwo\u015bci.<\/p>\n
<\/p>\n
Jak obecnie wygl\u0105da cyfryzacja akt elektronicznych?<\/em><\/strong><\/p>\n <\/p>\n Liczba przedsi\u0119biorstw, kt\u00f3ra zdecydowa\u0142a si\u0119 na prowadzenie akt pracowniczych w wersji elektronicznej, jest naprawd\u0119 niewielka. Zdecydowana wi\u0119kszo\u015b\u0107 pozostawi\u0142a akta w formie mieszanej, gdzie cz\u0119\u015b\u0107 jest prowadzona w wersji elektronicznej, a cz\u0119\u015b\u0107 w formie papierowej. Wp\u0142yw na to maj\u0105 przede wszystkim przyzwyczajenia pracownik\u00f3w dzia\u0142\u00f3w kadr. Zdecydowanie najlepiej prowadzi im si\u0119 akta osobowe w starej, papierowej wersji. Ale przyk\u0142adowo ewidencja czasu pracy w wi\u0119kszo\u015bci prowadzona jest elektronicznie. To te\u017c kwestia ju\u017c wcze\u015bniejszych zmian organizacyjnych, gdy elektroniczna ewidencja by\u0142a po prostu wygodniejsza. Obecnie za\u015b trwa dostosowywanie r\u00f3\u017cnych rozwi\u0105za\u0144 informatycznych do wymog\u00f3w ustawy w zakresie prowadzenia elektronicznej dokumentacji akt pracowniczych.<\/p>\n <\/p>\n Dlaczego tak ma\u0142o przedsi\u0119biorstw zdecydowa\u0142o si\u0119 na pe\u0142n\u0105 cyfryzacj\u0119 dokumentacji pracowniczej?<\/em><\/strong><\/p>\n <\/p>\n Ot\u00f3\u017c przede wszystkim winne temu s\u0105 wysokie wymagania warunk\u00f3w technicznych, jakie nak\u0142ada ustawa. To z kolei powoduje du\u017ce koszty wprowadzenia pe\u0142nej cyfryzacji w danym przedsi\u0119biorstwie. Zgodnie z przepisami, system teleinformatyczny w kt\u00f3rym przechowywana b\u0119dzie dokumentacja pracownicza musi zapewnia\u0107 mi\u0119dzy innymi integralno\u015b\u0107 tre\u015bci akt, identyfikacj\u0119 os\u00f3b maj\u0105cych do nich dost\u0119p oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utrat\u0105 lub nieupowa\u017cnionym dost\u0119pem. Pracodawca zosta\u0142 te\u017c zobowi\u0105zany do tworzenia i stosowania procedur zabezpieczaj\u0105cych oraz opracowania zasad i plan\u00f3w przechowywania dokumentacji w d\u0142ugim okresie.<\/p>\n <\/p>\n Ponadto, ustawodawca wprowadzi\u0142 te\u017c szereg wymog\u00f3w zwi\u0105zanych z przenoszeniem dokumentacji pomi\u0119dzy systemami teleinformatycznymi. Pracodawca musi mi\u0119dzy innymi zapewni\u0107 zgodno\u015b\u0107 struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacj\u0105 techniczn\u0105 zamieszczon\u0105 na stronie Biuletynu Informacji Publicznej resortu pracy.<\/p>\n <\/p>\n To wszystko powoduje, i\u017c sam proces cyfryzacji akt pracowniczych jest kosztowny. Dotyczy to szczeg\u00f3lnie mniejszych przedsi\u0119biorstw, kt\u00f3rym trudno znale\u017a\u0107 dodatkowe \u015brodki na przeprowadzenie tego procesu. W ich przypadku do rangi problemu urasta ju\u017c nawet to, \u017ce zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczn\u0105 wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub piecz\u0119ci elektronicznej.<\/p>\n <\/p>\n Co jeszcze jest przeszkod\u0105 w przej\u015bciu na cyfrow\u0105 dokumentacj\u0119 akt pracowniczych?<\/em><\/strong><\/p>\n <\/p>\n Sam kodeks cywilny i jego prawne uwarunkowania s\u0105 niekiedy przeszkod\u0105 w przej\u015bciu na cyfryzacj\u0119 dokumentacji. Po prostu przepisy nie zosta\u0142y w tym wzgl\u0119dzie jeszcze uporz\u0105dkowane i stanowi\u0105 niema\u0142y problem. Przyk\u0142adowo, harmonogram czasu pracy pracownika mo\u017ce by\u0107 prowadzony w formie elektronicznej lub papierowej. Ale ju\u017c z kolei indywidualny rozk\u0142ad czasu pracy, ruchomy czas pracy, system skr\u00f3conego tygodnia pracy lub pracy weekendowej mo\u017cna stosowa\u0107 tylko na podstawie pisemnego wniosku pracownika. To nie sprzyja cyfryzacji ani prowadzeniu dokumentacji w jednej formie.<\/p>\n <\/p>\n Jakie zasady obowi\u0105zuj\u0105 odno\u015bnie przechowywania dokumentacji?<\/em><\/strong><\/p>\n <\/p>\n Zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cymi zasadami pracodawca ma obowi\u0105zek przechowywa\u0107 dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105 przez okres 10 lat, licz\u0105c od ko\u0144ca roku kalendarzowego w kt\u00f3rym usta\u0142o zatrudnienie. Przy czym przepisy szczeg\u00f3\u0142owe mog\u0105 stanowi\u0107 inaczej.<\/p>\n <\/p>\n By\u0142y pracownik z kolei mo\u017ce tak\u0105 dokumentacj\u0119 odebra\u0107 do ko\u0144ca miesi\u0105ca kalendarzowego nast\u0119puj\u0105cego po up\u0142ywie okresu przechowywania akt przez przedsi\u0119biorstwo.<\/p>\n <\/p>\n W przypadku, gdy pracodawca dokona przekszta\u0142cenia dokumentacji pracowniczej w posta\u0107 elektroniczn\u0105, pracownik ma 30 dni na odbi\u00f3r wersji papierowej. Po tym czasie dokumentacja papierowa mo\u017ce ulec zniszczeniu. Przedsi\u0119biorstwo ma 10 lat na dokonanie zniszczenia dokumentacji papierowej, w spos\u00f3b uniemo\u017cliwiaj\u0105cy jej odtworzenie. Termin ten liczony jest od dnia up\u0142ywu terminu odbioru dokumentacji przez pracownika.<\/p>\n <\/p>\n Czy s\u0105 jeszcze jakie\u015b utrudnienia w procesie cyfryzacji dokumentacji?<\/em><\/strong><\/p>\n <\/p>\n W zasadzie niestety, z uwagi na nieprzystosowane przepisy, przedsi\u0119biorstwa musz\u0105 liczy\u0107 si\u0119 z konieczno\u015bci\u0105 ci\u0105g\u0142ej zamiany na posta\u0107 cyfrow\u0105 dokument\u00f3w otrzymywanych w wersji papierowej. Dodatkowo, przepisy wprost nie sankcjonuj\u0105 cyfrowej komunikacji pomi\u0119dzy pracodawc\u0105, a pracownikiem (cho\u0107by poprzez poczt\u0119 e-mail).<\/p>\n <\/p>\n To wszystko powoduje, i\u017c z punktu widzenia pracodawcy, prowadzenie i obs\u0142uga dokumentacji pracowniczej w wersji tylko elektronicznej, s\u0105 po prostu obecnie k\u0142opotliwe.<\/p>\n <\/p>\n Do pe\u0142nego przej\u015bcia na system cyfrowy zniech\u0119caj\u0105 te\u017c przepisy o oddawaniu dokument\u00f3w papierowych zatrudnionym i by\u0142ym pracownikom. Procedura przewidziana w tym zakresie jest niezwykle czasoch\u0142onna. Przyk\u0142adowo, przedsi\u0119biorstwo ma obowi\u0105zek powiadomi\u0107 by\u0142ych pracownik\u00f3w o mo\u017cliwo\u015bci odbioru dokumentacji papierowej w ci\u0105gu 30 dni od przekazania informacji w tej sprawie. Je\u015bli nie ma mo\u017cliwo\u015bci dor\u0119czenia informacji lub zawiadomienia by\u0142ego pracownika nale\u017cy pozostawi\u0107 wiadomo\u015b\u0107 o mo\u017cliwo\u015bci ich odbioru w ci\u0105gu 7 dni od chwili pozostawienia tej\u017ce wiadomo\u015bci. Skuteczne pozostawienie ma miejsce wtedy, gdy taka wiadomo\u015b\u0107 znajdzie si\u0119 w oddawczej skrzynce by\u0142ego pracownika, w drzwiach jego mieszkania lub w widocznym miejscu przy wej\u015bciu na posesj\u0119. Dopilnowanie powy\u017cszych wymog\u00f3w mo\u017ce by\u0107 czasoch\u0142onne i kosztowne.<\/p>\n <\/p>\n Podsumowuj\u0105c, przy obecnym stanie uregulowa\u0144 prawnych, na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej mog\u0105 decydowa\u0107 si\u0119 przedsi\u0119biorstwa dopiero rozpoczynaj\u0105ce dzia\u0142alno\u015b\u0107 gospodarcz\u0105. Pozosta\u0142e b\u0119d\u0105 \u0142\u0105czy\u0107 oba systemy lub pozostan\u0105 przy starszej wersji papierowej.<\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Od 1 stycznia 2019 roku przedsi\u0119biorstwa maj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Sektor prywatny ju\u017c od lat zg\u0142asza\u0142<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1789,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[],"yoast_head":"\n