Z dniem 1 stycznia 2019 roku wesz\u0142o w \u017cycie rozporz\u0105dzenie zmieniaj\u0105ce zasady post\u0119powania z dokumentacj\u0105 pracownicz\u0105. Jak zwykle w takiej sytuacji, cz\u0119sto wymagane s\u0105 ju\u017c w trakcie jego obowi\u0105zywania dodatkowe interpretacje, ukazuj\u0105ce jak poszczeg\u00f3lne przepisy stosowa\u0107 w praktyce gospodarczej. W dniu 8 marca 2019 roku swoje stanowisko interpretacyjne zaprezentowa\u0142o Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Spo\u0142ecznej, dotycz\u0105ce spraw zwi\u0105zanych z dokumentacj\u0105 pracownicz\u0105 i stosunkiem pracy. Poni\u017cej om\u00f3wienie kilku najwa\u017cniejszych w\u0105tpliwo\u015bci interpretacyjnych.<\/p>\n
Jak wygl\u0105daj\u0105 obecne standardy odno\u015bnie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?<\/em><\/strong><\/p>\n W wielu przedsi\u0119biorstwach dokumentacja urlopowa, czy te\u017c dotycz\u0105ca przydzia\u0142u odzie\u017cy i obuwia roboczego nie by\u0142a do tej pory przyporz\u0105dkowana do poszczeg\u00f3lnego pracownika. W zasadzie stosowane by\u0142o tylko kryterium niezb\u0119dnego czasu jej przechowywania.<\/p>\n Natomiast zgodnie z najnowszym stanowiskiem ministerstwa, o kt\u00f3rym mowa powy\u017cej, istnieje obowi\u0105zek prowadzenia takiej dokumentacji przyporz\u0105dkowanej do ka\u017cdego pracownika.<\/p>\n Co wa\u017cne, ministerstwo wyja\u015bnia, i\u017c przepis w tej wersji obowi\u0105zywa\u0142 r\u00f3wnie\u017c w poprzedniej wersji obowi\u0105zuj\u0105cych przepis\u00f3w. Tymczasem w praktyce gospodarczej, urz\u0119dnicy Pa\u0144stwowej Inspekcji Pracy (PIP) nie kwestionowali braku takich dokument\u00f3w w indywidualnej dokumentacji pracownika.<\/p>\n Czy wniosek wys\u0142any elektronicznie musi by\u0107 podpisany?<\/em><\/strong><\/p>\n Wiele przedsi\u0119biorstw zezwala swym pracownikom na dostarczanie wniosk\u00f3w urlopowych w postaci e-maila wys\u0142anego do prze\u0142o\u017conego. Jest to jak najbardziej prawid\u0142owe rozwi\u0105zanie, gdy\u017c kodeks pracy nie precyzuje sposobu dostarczenia tego dokumentu, dzi\u0119ki czemu decyduj\u0105 o tym wewn\u0119trzne regulaminy danego przedsi\u0119biorstwa.<\/p>\n Nowe przepisy wprowadzaj\u0105 poj\u0119cie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej i elektronicznej. Wniosek urlopowy przes\u0142any w formie e-maila zdecydowanie potraktujemy jako dokument w postaci elektronicznej. W swej interpretacji z dnia 8 marca 2019 roku ministerstwo stoi na stanowisku, i\u017c przed do\u0142\u0105czeniem go do dokumentacji elektronicznej nie musi on by\u0107 podpisywany podpisem elektronicznym. To s\u0142uszne stanowisko, gdy\u017c ilekro\u0107 mowa jest o wymogu podpisu elektronicznego, dotyczy to zawsze dokument\u00f3w, kt\u00f3re pierwotnie by\u0142y papierowe, a nast\u0119pnie uleg\u0142y zeskanowaniu do formatu PDF.<\/p>\n