Prowadzenie własnego biznesu zwykle w mniejszym lub większym stopniu jest związane z zatrudnianiem ludzi. To z kolei tworzy potrzebę nadzorowania pracowników, pilnowania terminowej wypłaty wynagrodzeń oraz powoduje, że wchodzimy w posiadanie dużej ilości dokumentów. Wraz ze wzrostem ilości zatrudnianych osób, nie trudno o pomyłkę lub zagubienie się podczas zarządzania aktami. Aby usprawnić dział kadr, na rynku pojawiły się programy dopasowane pod indywidualne potrzeby firm.
Czym są programy HR?
To narzędzia, które ułatwiają pracę specjalistów HR oraz usprawniają działanie firmy w zakresie związanym z zatrudnianiem pracowników. W zależności od oferty mogą one stanowić wsparcie również w systemie płacowym. Programy automatyzują pracę kadr i w założeniu zwiększają jej efektywność, ponieważ oszczędzają czas. Wiele funkcji, które dotychczas musiała wykonywać konkretna osoba, teraz może pełnić przeznaczony do tego system. Jego działanie opiera się na wprowadzeniu odpowiednich danych dotyczących pracowników, dzięki czemu może on samodzielnie obliczać potrzebne wartości, np. dotyczące wysokości wynagrodzenia.
Jakie funkcje zapewniają dostępne na rynku programy HR?
Elektroniczny dostęp do dokumentów
Jest to jedno z najbardziej popularnych udogodnień, dostępne w każdym systemie HR. Wraz z postępem technologii, coraz rzadziej stosuje się wydrukowane akta pracowników. Większość firm stawia na nowoczesność i elektroniczne teczki dla ludzi, których zatrudnia. Dużym ułatwieniem takiego rozwiązania jest poprawa efektywności prowadzenia dokumentacji — w każdej chwili możemy spojrzeć na interesujący nas plik, bez konieczności długiego szukania.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Choć jest to podstawowa funkcja działu HR, nigdy nie była tak prosta. Programy przeznaczone do wsparcia tego obszaru firmy oferują efektywne planowanie grafików, które pozwalają na odpowiednie obsadzenie stanowisk, jednocześnie informując o możliwym naruszeniu przepisów, takich jak np. odpoczynek dobowy lub tygodniowy. Dodatkowo, wiele z systemów posiada możliwość badania wydajności pracownika, a także obliczanie jego oceny pracy.
Przygotowywanie listy płac
Zautomatyzowane systemy wspierają także poprawne rozliczanie się z pracownikami. Większość z nich wymaga jednorazowego uzupełnienia wszystkich niezbędnych danych, by co miesiąc samodzielnie obliczać należne wynagrodzenia. Posiadają one dużą elastyczność algorytmów, dzięki czemu deklarują poprawność nawet w przypadku skomplikowanego systemu płac.
Ułatwienie w komunikacji z urzędami
Dostępne na rynku programy HR ułatwiają przesyłanie deklaracji do ZUS-u oraz Ministerstwa Finansów. Cały proces odbywa się elektronicznie i polega na wypełnieniu odpowiednich rubryk w dokumencie, a następnie wysłanie go za pomocą kilku ruchów myszki. Wiele systemów oferuje także możliwość tworzenia deklaracji PIT i, analogicznie, przesłania ich w formie elektronicznej do Urzędu Skarbowego.
Sporządzanie raportów
Usprawnienie tej części pracy może zaoszczędzić wiele czasu pojedynczej osobie. Dane wprowadzone do systemu są obliczane i przekształcane na konkretne informacje. W ten sposób możemy łatwo sprawdzić ilość nadliczbowych godzin, stworzyć raport płac, ewidencję pracy czy inne niezbędne dokumenty.
Czy warto inwestować w programy HR?
Funkcje oferowane przez tego typu systemy są najbardziej doceniane przez większe firmy, które zatrudniają wiele osób. Usprawnienie działu HR w takich przypadkach jest kluczowe dla rozwoju przedsiębiorstwa. Coraz większa automatyzacja poszczególnych kadr pozwala na zaoszczędzenie czasu i przeznaczenie go na nowe, produktywne działania. Ponadto, elektroniczne przesyłanie dokumentów jest doceniane nie tylko przez osoby indywidualne, ale również przez instytucje państwowe.
Ekspert w dziedzinie HR oraz rynku pracy z wieloletnim doświadczeniem. Praca w branży HR pozwoliła na poznanie wielu ciekawych technik rekrutacyjnych. Na blogu udziela porad a także opisuje procesy związane z prowadzeniem rekrutacji bądź też firmy.