Prawa pracownika delegowanego

Delegacja służbowa to wyjazd wykonywany na polecenie pracodawcy, polegający na realizacji obowiązków poza miejscem zatrudnienia, czyli w innej miejscowości lub kraju. Kodeks pracy nie definiuje pojęcia delegacji, jednak w przepisach można znaleźć kryteria określające, kiedy taki wyjazd jest podróżą służbową. Każdemu pracownikowi delegowanemu przysługują pewne prawa, w tym otrzymanie należności na pokrycie kosztów związanych z transportem, wyżywieniem czy kwaterunkiem

Obowiązujący czas pracy pracownika delegowanego

Czas pracy pracownika delegowanego obejmuje jedynie czas faktycznego wykonywania obowiązków zawodowych oraz dojazdów w rozkładowych godzinach pracy. Czas wolny i przejazdy poza godzinami pracy nie są w nim uwzględniane. Jeżeli na przykład pracownik pracuje od 8:00 do 16:00, a jego podróż służbowa trwała od 6:00 do 21:00, to do jego czasu pracy zalicza się 9 godzi. Jeżeli natomiast osoba zatrudniona wraca z delegacji w środku nocy i musi pracować następnego dnia, zgodnie z przepisami pracodawca musi jej zapewnić 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. W takim przypadku może przesunąć godziny pracy lub wypłacić ekwiwalent pieniężny.

Prawo do zwrotu kosztów

Firmy ponoszą różne wydatki związane z podróżami służbowymi swoich pracowników, w tym za bilety komunikacji miejskiej, wynajęte pokoje pracownicze czy spożywane posiłki. Środki wydawane w ramach delegacji zagranicznych i krajowych mogą być podobne, jednak różnią się w zależności od ponoszonych wydatków. Pracownicy muszą rozliczyć swoje delegacje krajowe w ciągu 14 dni, przedstawiając oświadczenie zawierające szczegóły wszystkich kosztów. Delegacje powinny być rozliczane w walucie kraju, do którego odbyła się podróż. Pracownicy zatrudnieni w jednostkach budżetowych podlegają przepisom uchwalonym przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, które dotyczą należności przysługujących z tytułu podróży służbowych.

Wydatki związane z noclegiem

Zwrot kosztów za noclegi pracownicze może nastąpić w dwóch formach – wysokości faktycznie poniesionej i wynikającej z przedstawionego rachunku za hotel pracowniczy, bądź też ryczałtowo za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów w formie ryczałtu, jeśli w czasie delegacji krajowej nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu w pokoju pracowniczym lub nie przedstawił on przedłożył faktury z hostelu dla pracowników czy innego obiektu świadczącego takie usługi. Świadczenie przysługuje za każdy nocleg, który trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00. Aktualnie ryczałt ten wynosi 34,50 zł. Prawo do zwrotu kosztów za wynajem mieszkania dla pracowników lub uzyskania ryczałtu za nocleg nie przysługuje w czasie samego przejazdu oraz jeśli pracodawca uzna, że pracownik ma zapewnioną możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Kwatery pracownicze w Gdańsku oferuje firma Work Hostels, której klienci mogą liczyć na dostęp do pełnego wyposażenia oraz odpowiednie warunki mieszkaniowe.

Transport i wyżywienie pracownika delegowanego

Pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową, jeśli przemieszczają się środkiem transportu wybranym przez pracodawcę. Przepisy te nie obowiązują, jeżeli osoba zatrudniona porusza się samochodem służbowym i nie opłaca paliwa z własnych środków. Pracownikowi delegowanemu przysługuje też zwrot kosztów wyżywienia, czyli tych związanych z wydatkami na jedzenie. Aby go otrzymać, osoba zatrudniona musi przebywać w delegacji dłużej niż 8 godzin. Podróż służbowa trwająca od 8 do 12 godzin uprawnia do pokrycia 50% wydatków na jedzenie z firmowych środków, natomiast w przypadku delegacji trwającej dłużej niż 12 godzin pracownikowi przysługuje 100% zwrot za każdą dobę. Dieta nie obowiązuje za czas delegowania w miejscu pobytu stałego lub czasowego, a także za dni wolne od pracy. Zwrot nie jest też przyznawany w sytuacji, gdy pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie w podróży.