Najważniejsze zasady dotyczące monitoringu pracowników

Zasadniczo dobrze jest znać przepisy dotyczące monitoringu pracowników, bowiem w tym zakresie pracodawcy nadal nie rzadko popełniają sporo błędów. Nieznajomość przepisów w tym aspekcie wiązać się może nie tylko z karami nakładanymi przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ale również i z roszczeniami finansowymi, z którymi wystąpić może w tym zakresie pracownik.

Co zatem jest istotne w kontekście podstaw i zasad dotyczących monitoringu pracowników?

Nie od dziś wiemy, iż pracodawcy celem poprawy bezpieczeństwa zakładu pracy, pracowników oraz posiadanego mienia stosują różnorodne formy monitoringu, powszechnie kojarzonego jednak tylko z monitoringiem wizyjnym. Jednakże przepisy pozwalają również na korzystanie z innych sposobów monitorowania zatrudnionych oraz narzędzi ich pracy. Niewątpliwie najistotniejszym jest aby każdy monitoring odbywał się w zgodzie z obowiązującym prawem, bowiem w przeciwnym razie pracodawca naraża się na ryzyko odpowiedzialności finansowej, i to nie tylko w wyniku interwencji ze strony prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), lecz również pojawić mogą roszczenia finansowe ze strony pracownika jeśli stwierdzi on, iż stosowane w zakładzie pracy formy kontroli naruszają jego prawa bądź też wolności osobiste.

Na pewno jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, będącego administratorem danych, niezależnie od zastosowanej formy monitoringu, jest realizacja obowiązku informacyjnego, określonego w art. 13 ustawy o RODO. Tutaj nie wystarczy piktogramem oznaczyć obszary objęte zasięgiem kamery, lecz musi to być połączone z wyczerpującą informacją, w szczególności na temat:

• danych identyfikujących i kontaktowych administratora
• celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu
• zakresu przetwarzanych za jego pomocą danych osobowych oraz podmiotów zewnętrznych, które będą miały do nich dostęp
• okresu retencji nagrań
• uprawnień osób objętych monitoringiem w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych

W powyższym aspekcie należy mieć na uwadze, iż piktogramy znajdują zastosowanie co do zasady jedynie w przypadku monitoringu wizyjnego, a obowiązek informacyjny natomiast dotyczy również jego pozostałych form, a więc w szczególności chociażby monitorowania służbowej poczty elektronicznej, GPS samochodów służbowych czy też aktywności w Internecie. Tutaj pracownik musi mieć również możliwość zapoznania się z zakresem i z zasadami stosowania owego monitoringu.

Należy pamiętać, iż o każdej nowej postaci monitoringu wprowadzonej w zakładzie pracy należy poinformować pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w danej organizacji, nie później jednak niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a z kolei każdego nowo zatrudnionego pracownika jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.

W tym zakresie nieprawidłowa realizacja owego obowiązku informacyjnego skutkować może administracyjną karą pieniężną nakładaną przez prezesa UODO na pracodawcę jako administratora danych. W tym zakresie zasady i kryteria nakładania kar określają szczegółowo przepisy o RODO.

Co jeszcze jest istotne w kontekście monitoringu pracowników?

Istotnym jest, iż zasady monitoringu, niezależnie od jego postaci, wymagają uregulowania w układzie zbiorowym pracy bądź też regulaminie pracy. Jeżeli u danego pracodawcy nie ma takowych aktów prawnych, wówczas należy je uregulować w obwieszczeniu. W tym zakresie często spotykanym błędem ze strony pracodawców jest całkowity brak ustalenia zasad monitorowania pracowników w tym jego form bądź określenie ich w sposób nieodpowiadający wymogom kodeksu pracy.

Tam, gdzie funkcjonują związki zawodowe, błędem jest również pominięcie obowiązkowego skonsultowania i uzgodnienia z przedstawicielami tych organizacji owych zasad monitoringu zgodnie z przepisami o związkach zawodowych i kodeksem pracy, określającym normy ustanawiania i zmian aktów prawnych dotyczące pracowników.

Brak uregulowania w tym zakresie skutkować może nie tylko odpowiedzialnością za naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, lecz również ryzykiem zarzutu utrudniania działalności związkowej.

Pracodawcy winni również pamiętać o tym, iż przepisy kodeksu pracy dość szczegółowo określają jakie obszary może obejmować monitoring oraz jakie są granice jego stosowania.

W powyższym aspekcie dopuszczalna jest rejestracja obrazu na terenie zakładu pracy lub wokół niego, a wyłączone spod monitorowania muszą być pomieszczenia udostępnione zakładowej organizacji związkowej. Podobne wyłączenie dotyczy pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówki oraz palarni, chyba, że okaże się to niezbędne celem zapewnienia bezpieczeństwa pracowników bądź ochrony mienia bądź też kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ważne, iż powyższe jest możliwe jedynie wówczas, gdy jednocześnie nie narusza to dóbr osobistych pracownika. Tym samym monitoring taki powinien być tak skonstruowany, aby nie pozwalał na identyfikację przebywających w takich pomieszczeniach osób, a poza tym stosowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych wymaga wcześniejszej zgody przedstawicieli pracowników.

Tym samym pracodawca nie ma pełnej swobody w organizowaniu tego, gdzie i w jaki sposób zamierza monitoring stosować, a poza tym nawet w sytuacji, gdy kodeks pracy nie wyklucza wprost danego pomieszczenia z możliwości objęcia monitoringiem, to każdorazowo zakres monitoringu ograniczony jest przesłanką niezbędności celem zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia bądź kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jednocześnie przepisy RODO, również poprzez zasadę minimalizacji danych oraz adekwatności zakresu ich przetwarzania do obranego celu, nakazują pracodawcy szczegółową analizę tego, czy ma wystarczające podstawy do wprowadzenia określonej formy monitoringu oraz czy zamierzonego celu nie można osiągnąć metodami, które w mniejszym stopniu ingerują w prywatność pracowników.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w kontekście wprowadzenia monitoringu pracowników?

Z kodeksu pracy wyczytać można ramy czasowe w jakich pracodawca może przechowywać nagrania obrazu monitoringu. Zasadniczo są to 3 miesiące od dnia rejestracji, a wyjątek stanowić mogą tutaj sytuacje, gdzie nagranie stanowi bądź może stanowić dowód chociażby w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Po tym czasie nagranie taki musi zostać trwale zniszczone, o ile brak jest konkretnego przepisu nakazującego ich dalsze przetwarzanie.

W powyższym zakresie błędem pracodawców jest niemonitorowanie okresu przechowywania nagrań, a już w szczególności, gdy posługują się oni w tym zakresie podmiotami zewnętrznymi. Tymczasem naruszenie granic czasowych naraża pracodawcę na odpowiedzialność z powodu przetwarzania danych osobowych bez odpowiedniej podstawy prawnej, która ustaje wraz z zakończeniem dopuszczalnego okresu przechowywania nagrania.

Warto podkreślić, iż odpowiedzialności tej nie wyłącza fakt, że nagranie nie jest w żaden sposób upubliczniane, odtwarzane bądź też kopiowane. W tym zakresie okoliczność ta wpływać może co najwyżej na to, iż w razie kontroli UODO organ ten zdecyduje o nałożeniu niższej kary pieniężnej, czy też zastosuje łagodniejsze środki mające na celu zapewnienie zgodności z przepisami.

Istotnym elementem monitoringu pracowników jest zapewnienie im gwarancji poszanowania ich prywatności oraz pozostałych dóbr osobistych, stąd też jakakolwiek forma monitoringu, nawet obejmująca służbowe pomieszczenia oraz narzędzia pracy, nie może ingerować we wspomniane powyżej prawa i wolności. W tym zakresie w wyroku z 3 kwietnia 2007 roku Europejski Trybunał Praw Człowieka uznał, iż rozmowy telefoniczne prowadzone podczas pracy są objęte pojęciem życia prywatnego i korespondencji dla potrzeb art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.

Tym samym w pewnych okolicznościach monitorowanie korzystania przez pracownika z telefonu, e-maila bądź też Internetu w miejscu pracy może być konieczne w realizacji określonego celu, jednak muszą do tego istnieć podstawy prawne w prawie krajowym.

W tym aspekcie przepisy w Polsce nie pozwalają pracodawcy na ingerowanie w prywatne e-maile bądź rozmowy telefoniczne pracownika i to również, gdy odbywają się one z wykorzystaniem służbowych narzędzi komunikacji. W tym zakresie naruszenie tego zakazu rodzić może odpowiedzialność na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, jak i odpowiedzialność odszkodowawczą względem pracownika, którego dobra osobiste zostały naruszone.

Kolejnym istotnym aspektem jest to, iż przepisy dotyczące monitorowania pracowników określają cele w jakich dane osobowe mogą być przetwarzane, jednocześnie zabraniając ich wykorzystania z innym przeznaczeniem. Tym samym jeśli pracodawca zdecyduje się na zamontowanie kamer, chociażby na hali produkcyjnej celem zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, to nie może na podstawie tych nagrań rozliczać owych pracowników ze sposobu wykonywania pracy, w tym oceniać ile czasu spędzili na efektywnej pracy i jak są wydajni.

Podkreślić należy również, iż przepisy kodeksu pracy pozwalają na monitorowanie poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu, jeśli zdaniem pracodawcy jest to niezbędne celem zapewnienia organizacji pracy, która umożliwi pełne wykorzystanie czasu pracy. Podobnie w przypadku monitoringu GPS samochodów służbowych pracodawca nie powinien stosować go do śledzenia bądź też monitorowania zachowania pracownika, bądź ustalenia miejsca jego pobytu. Taka kontrola bowiem, nakierowana na niego, a nie na udostępniane narzędzie pracy, może stanowić nadmiarowe gromadzenie danych osobowych i stanowi naruszenie prawa do prywatności.

O czym jeszcze pamiętać należy w kontekście monitoringu pracowników?

Otóż zasadniczo naruszenia w zakresie przetwarzania danych osobowych powszechnie kojarzone są z wysokimi karami pieniężnymi nakładanymi przez prezesa UODO. Jednakże w grę wchodzą również przepisy kodeksu pracy oraz kodeksu cywilnego, które mówią o ochronie dóbr osobistych pracowników. Generalnie te rzeczy są od siebie niezależne i środki zastosowane przez organ nadzoru nie wyłączają możliwości dochodzenia roszczeń przez pracownika. Jednocześnie, gdy naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych będzie stanowić uchybienie w zakresie prawa pracy, niewykluczone jest również zastosowanie środków prawnych przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracodawcy winni pamiętać również i o tym, iż poza odpowiedzialnością administracyjną oraz odszkodowawczą, mogą oni również być oskarżonymi o dokonanie wykroczenia. Przetwarzanie danych w sytuacji, gdy jest ono niedopuszczalne albo gdy dokonuje go osoba nieuprawniona, zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Celem zminimalizowania ryzyka poniesienia odpowiedzialności pracodawca, który zdecyduje się na stosowanie monitoringu, powinien przede wszystkim ustalić, czy jest to niezbędne dla osiągnięcia celu, który dopuszczają przepisy kodeksu pracy i RODO. Jednocześnie cele te muszą zostać przez pracodawcę samodzielnie określone.

Generalnie przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych kładą duży nacisk na przejrzystość i rozliczalność działań administratora, a zatem pracodawca powinien pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu procesu monitorowania oraz jego zasad. Takie podejście pozwoli wykazać przestrzeganie obowiązków dotyczących minimalizacji danych, realizację obowiązku informacyjnego czy też odpowiednie upoważnienie osób mających dostęp do danych z monitoringu oraz odpowiednie powierzenie przetwarzania danych osobowych.

Podsumowując, stosowanie monitoringu w zakładzie pracy obarczone jest wieloma ograniczeniami i przepisami, których przestrzeganie jest niezbędne do prawidłowego wprowadzenia tego typu kontroli pracowników. Pracodawcy niestety nadal popełniają sporo błędów w tym zakresie, a pamiętać należy, iż naruszenie przepisów wiąże się nie tylko z potencjalnymi karami finansowymi, nakładanymi przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, lecz również może na tym polu dojść do roszczeń finansowych, z którymi może wystąpić pracownik. Szczególnie, gdy dochodzi do naruszenia prywatności oraz pozostałych dóbr osobistych osoby zatrudnionej. Stąd też warto dokładnie poznać oraz przestrzegać przepisów zarówno ustawy o RODO, jak i kodeksu pracy czy też kodeksu cywilnego, aby ryzyko takie zminimalizować.